Erste Dateneingaben

realax ist ein sehr umfangreiches Programm mit einer Vielzahl von Daten, die einmal eingegeben werden und mehrfach Verwendung finden. Diese Daten werden dann zur Auswahl angeboten. Nichts ist umsonst - dieser dauernde Komfort muss zu Beginn mit einigen Klimmzügen erkauft werden.

 

Es ist lästig, im Zuge der Erstinstallation laufend auf Eingabefelder zu stoßen, die nicht vorbelegt sind, in die aber andererseits zwingend Daten eingegeben werden müssen. Wir haben deshalb oft Beispieldaten eingegeben, damit Sie die Eingabe nicht abbrechen müssen, um die fehlenden Daten an anderer Stelle des Programms einzugeben.

 

Der Funktionsumfang von realax, die unterschiedliche Nutzung der Module und die noch nicht abgeschlossene Entwicklung der Software verhindern ein übersichtliches, lesbares “Patentrezept” zur kompletten Abwicklung der Anlaufphase. Wir geben Ihnen aber hiermit nützliche Hinweise, die Ihnen den Start erleichtern und helfen, die Hürden zu nehmen.

Vorbelegte Felder

In Tabellen bzw. Datengittern sind diese Felder aus programmtechnischen Gründen nicht von vornherein zu erkennen. Der Knopf zum Herunterklappen der Auswahlliste bzw. das Icon zum Aufrufen der Suchmaske wird bei entsprechenden Tabellenfeldern erst unmittelbar vor der Eingabe sichtbar, weil dies für die tägliche Arbeit mit realax sinnvoll ist.

Nicht jedes Feld mit diesem Icon  ist übrigens grundsätzlich vorbelegt. Ist das Feld am Maskenanfang positioniert, können Sie nicht nur auswählen, sondern auch Datensätze anlegen.

Nicht jede Vorbelegung müssen Sie selbst treffen. Einige Auswahllisten sind “fest” programmiert. Sie erfahren das im Zweifel über die Online-Hilfe:

Funktionstaste F1 gibt Ihnen die Information über die Maske und die Felder, die Sie jeweils bearbeiten. Die Hilfe-Funktion wird von uns laufend ergänzt.

Weitere Vorgehensweise zu ersten Dateneingaben

Bevor mit realax die eigentliche Tagesarbeit begonnen werden kann, müssen grundlegende Daten eingegeben werden.
Dafür eine detaillierte Vorgehensweise zusammenzustellen, in welcher Reihenfolge die Erfassungsmasken von realax dafür abzuarbeiten sind, wäre ein Spiel ohne Grenzen, denn
 - es gibt Installationen unterschiedlichen Umfangs,
 - jeder Benutzer hat eigene Anforderungen an realax,
 - realax wird laufend weiter entwickelt.

Wesentliches ist Ihnen nach Eingabe der Basisdaten vertraut. Zusätzlich noch die folgenden Tipps:

Gehen Sie in den einzelnen Modulen von realax immer nach dem Prinzip vor: Das (hierarchisch) Höchste zuerst!

Legen Sie also
 - Kundengruppen vor Kunden an,
 - Kalkulationsgruppen vor Warengruppen,
 - Warengruppen vor Artikeln,
etc.
Achten sie auch auf scheinbar selbstverständliche Nebensachen, z. B. auf die Definition und Auswahl von Währungen, Nachkommastellen und Rundungsregeln, bevor Sie Preise anlegen.

Wenn Sie auf ein Feld treffen, das vorbelegt sein muss, können Sie wählen:
Sie wechseln die Maske und erfassen die Daten sofort. Wo das zu tun ist, verrät die jeweilige Online-Hilfe.
Sie stellen die Eingaben in einem Bereich vorerst zurück und tragen die Daten nach, sobald sie an anderer Stelle im Programm eingegeben sind.

Damit alle Ihre Daten auch wirklich gespeichert werden, beachten sie bitte:

Speichern Sie jeden Maskeninhalt korrekt ab durch
  -  Anklicken des schwarzen Häkchens im Datenbank-Navigator (rechts oben)   oder
  -  Funktionstaste (F3 = Speichern mit / F5 = Speichern ohne Verlassen der Maske)   bzw.
  -  mit der entsprechenden Auswahl im Bearbeiten-Menü, die auch die Hotkey-Kombination anzeigt.

Bestätigen Sie jede Eingabe bzw. jede Feldänderung mit einer Pfeil- oder Tabulator-Taste oder mit Zeilenschaltung oder mit "Enter", indem Sie das Eingabegeld nach den Eingaben auf jeden Fall mit dem Cursor verlassen. Dies gilt besonders für Tabellen bzw. Datengitter (hier speichern Sie jede Zeile erst durch Verlassen der Zeile in eine andere Tabellenzeile hinein) und für Register (der letzte Eintrag wird erst durch das Verlassen des Registers abgespeichert, nicht durch Verbleiben im Feld und Abspeichern!).

Die Online-Hilfe gibt Ihnen über die Funktionstaste F1 Auskunft über die Maske und die Felder, die Sie jeweils gerade bearbeiten. Die Hilfe-Funktion wird von uns laufend ergänzt.

Durch die Komplexität von realax und durch die vielen Zusammenhänge ist es erforderlich, dass Sie nachzutragende Daten und zu korrigierende Daten genau vermerken und lückenlos abarbeiten.

Für den Bereich Vertrieb könnten Sie z. B. versuchen, folgende Reihenfolge einzuhalten:

 

Mitarbeiter-/Vertreterstamm	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Mitarbeiter ==> Mitarbeiter/Vertreter
Provisionsgruppen	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Mitarbeiter ==> Provisionsgruppen
Vertreter-Provisionsregelung	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Mitarbeiter ==> Mitarbeiter/Vertreter ==> Ergänzen-Funktion
Kalkulationsgruppen	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Artikel ==> Kalkulationsgruppen
Warengruppen	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Artikel ==> Warengruppen
Rabattgruppen	Basisdaten ==> Preise ==> Rabattgruppen
Sonstige Adressen	Basisdaten ==> Sonstige Adressen
Technikgruppen	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Artikel ==> Technikgruppen
Artikelcode	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Artikel ==> Artikelcodes
Artikelstamm	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Artikel ==> Artikelstamm
Artikelpreise	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Artikel ==> Ergänzen Preise
Kundengruppen	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Kunden Kundenstamm ==> Kundengruppe
Kundenstamm	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Kunden
Artikel-Kunden-Zuordnung	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Kunden Kundenstamm
Versandarten	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Logistik ==> Versandarten
Touren	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Logistik ==> Tourenstamm
Textbausteine	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Textbausteine
Rabatte/Zuschläge auf Position und auf Beleg	Basisdaten ==> Preise ==> Zuschläge / Nachlässe
Preislisten Standard, Sonder-/Aktionspreise, Zuordnung Preisgruppen	Vertrieb ==> Stammdaten ==> Kunden-Preislisten

 

Dieser Ablauf ist nur ein Beispiel; in der Praxis ist sicher eine Erörterung Ihrer Vorgehensweise im Rahmen der Schulung und der ein oder andere Kontakt mit der Hotline erforderlich.